Jak wyglądała zastana sytuacja?
Właściciel firmy zwrócił się do nas na początku 2023 roku, stojąc przed trudnym wyborem zamknięcia działalności. Firma od miesięcy generowała straty, a rosnące zadłużenie przytłaczało nie tylko właściciela, ale i całą organizację. Potrzebne były natychmiastowe działania, które odwróciłyby losy firmy.
Opis firmy klienta
- Liczba pracowników: około 60.
- Branża: usługi b2b
Wyzwanie/a
- Firma generowała straty finansowe.
- Pracownicy byli niezaangażowani, a ich kompetencje nie spełniały wymagań.
- Panował chaos operacyjny i brak powtarzalności procesów.
- Zarządzanie było oparte na mikrozarządzaniu przez właściciela.
- Procesy obsługi klienta były nieskuteczne, a sprzedaż wychodząca praktycznie nie istniała.
Cel projektu
- Szybka poprawa zyskowności firmy.
- Przekształcenie kultury zarządzania z ręcznego sterowania właściciela na system oparty o procesy.
- Zbudowanie organizacji powtarzalnej, przewidywalnej i efektywnej.
Proces transformacji kultury
Każda firma posiada kulturę organizacyjną. Może ona ciągnąc organizację w stronę stagnacji, silosowości, wewnętrznych konfliktów, spadku zysku… albo pomagać jej prosperować. Stoisz przed wyborem. Możesz mierzyć, zarządzać i zmieniać ten podstawowy sterownik tego jak działa Twoja firma lub dać mu rządzić z ukrycia.
1 miesiąc
- Przeprowadziliśmy szczegółową analizę cech właściciela jako przywódcy.
- Zbadaliśmy przepustowość firmy i określiliśmy kluczowe ograniczenia wpływające na wynik finansowy.
2 miesiąc
- Zidentyfikowaliśmy nieefektywne role i stanowiska, co pozwoliło na redukcję kosztów.
- Wprowadziliśmy poprawki w procesie obsługi klienta, skupiając się na ograniczeniu.
3 miesiąc
- Zwolniliśmy 93% starego składu działu obsługi i zrekrutowaliśmy nowy zespół.
- Wypracowaliśmy powtarzalny proces zwiększający efektywność operacyjną.
- Rozpoczęliśmy intensywną pracę 1:1 z właścicielem nad zmianą jego podejścia do zarządzania, w tym ograniczenia przekonania o niekompetencji pracowników.
4 miesiąc
- Ulepszyliśmy proces obsługi klienta, eliminując kluczowe błędy.
- Kontynuowaliśmy pracę z właścicielem, wprowadzając superrewizje.
5 miesiąc
- Ograniczenie przeniosło się na sprzedaż – firma znacząco zwiększyła przepustowość dzięki efektywnemu działowi obsługi.
- Zbudowaliśmy dział sprzedaży od podstaw, od strategii po rekrutację.
6 miesiąc
- Firma po raz pierwszy od miesięcy osiągnęła dodatni wynik finansowy.
- Model finansowy wskazał na dalszy wzrost przychodów i zyskowności w kolejnych miesiącach.
Rezultaty
Wymiana kluczowej kadry
93% zespołu obsługi klienta zostało zastąpione bardziej kompetentnymi i proaktywnymi pracownikami. Inne zespoły też przechodzą znaczącą zmianę a liderzy z potencjałem są rozwijani.
Wzrost zyskowności
Z około -25% do +7% w ciągu 6 miesięcy.
Oszczędność czasu
Właściciel odzyskał wiele godzin tygodniowo pracując wcześniej po 12-16 godzin bez urlopu przez kilka lat.
Zmniejszenie stresu
Właściciel dzięki uporządkowaniu procesów i poprawie wyników odzyskał spokój ducha.
Poprawa terminowości
Wzrost z około 40% oddawanych realizacji w terminie do prawie 100% w realizacji zadań w ciągu 5 miesięcy.
Powtarzalne procesy
Wprowadzenie automatyzacji i standardów operacyjnych dających powtarzalną jakość.
Wnioski z projektu
Wnioski nabywcy
- Rekrutacja to jeden z kluczowych procesów wpływających na całą organizację.
- Skupienie na najistotniejszych obszarach jest kluczowe dla skutecznego działania.
- Myślenie lidera może być największym ograniczeniem firmy – warto je przepracować.
Nasze spostrzeżenia
- Chaos i mikrozarządzanie uniemożliwiają rozwój oraz chłodną kalkulację strategiczną.
- Odpowiednia zmiana podejścia lidera pozwala na budowanie skutecznych zespołów.
Dlaczego warto podjąć podobny projekt?
Uratowanie miejsc pracy
Uratowanie miejsc pracy, w tym przypadku nie tylko właściciela, ale i wielu pracowników.
Spokój ducha
Dzięki wyjściu z pętli zadłużenia i poprawie wyników finansowych.
Szybkie efekty
Wprowadzenie systemowego podejścia może przynieść widoczne rezultaty w krótkim czasie, nawet w trudnych sytuacjach.
